Ajouter aisément un nouveau collaborateur à votre équipe cabinet depuis Dext. Chaque collaborateur aura la possibilité d’envoyer, de visualiser et de modifier des documents en fonction de son niveau de privilège.
Note : L’ajout d’un nouvel utilisateur fait partie de la souscription que vous avez et du volume de collaborateurs inclus dans votre plan.
Ajouter un collaborateur
1. Sur votre menu latéral, rendez-vous sur l’onglet Mon Équipe sous la catégorie Paramètres.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter un collaborateur pour ajouter rapidement un seul collaborateur.
3. Complétez les informations relatives à la personne que vous souhaitez inviter sur Dext Prepare.
- Le nom et le prénom sont obligatoires pour créer l’utilisateur.
- Vous pouvez choisir d’ignorer l’invitation ou de continuer en cliquant sur suivant pour inviter le nouvel utilisateur.
Ignorer l’invitation :
En cliquant sur ignorer l’invitation, le collaborateur sera créé automatiquement avec nom, prénom.
- Cet utilisateur n’aura pas d’adresse email associée.
- L’adresse email d’envoi de facture sera générée automatiquement si non renseignée.
- Cet utilisateur pourra être utilisé comme propriétaire du document lors de l’ajout d’un document dans Dext.
Vous aurez la possibilité d’inviter votre collaborateur à tout moment, voir section inviter un collaborateur.
Suivant :
En cliquant sur Suivant, vous entrez dans le processus d’invitation de l’utilisateur à Dext.
- Choisissez le niveau de privilèges que vous souhaitez lui attribuer et cliquez sur suivant.
Pour en savoir plus sur les niveaux de privilège, cliquez ici.
- Choisissez pour quel(s) dossier(s) client votre collaborateur aura accès en cochant les cases des dossiersou cliquez sur ACCÈS pour sélectionner tous les dossiers clients. Ensuite, cliquez sur Suivant tout en bas de la fenêtre.
3. Sur la page suivante :
- Renseignez l’adresse email du collaborateur à inviter.
- Choisissez de lui envoyer un email d’invitation ou un SMS en renseignant son numéro de téléphone portable.
Vous pouvez prévisualiser l’email et le SMS qui sera envoyé.
- Cliquez sur Ajouter un collaborateur. Ce dernier recevra l’invitation.
Inviter un collaborateur
Vous avez ignoré l’invitation lors de la création de l’utilisateur collaborateur et vous souhaitez maintenant l’inviter.
Depuis votre espace Collaborateurs :
- Cliquez sur Gérer à côté du collaborateur concerné
- Dans le menu de gestion, cliquez sur Inviter
- Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez le niveau de privilèges que vous souhaitez lui attribuer et cliquez sur suivant.
Puis choisissez le ou les dossiers auxquels il aura accès et cliquez sur Suivant en bas de la fenêtre.
- Sur la page suivante :
- Renseignez son adresse email.
- Choisissez de lui envoyer un email d’invitation ou un SMS en renseignant son numéro de téléphone portable.
Vous pouvez prévisualiser l’email et le SMS qui sera envoyé.
- Cliquez sur Enregistrer. Votre collaborateur recevra l’invitation !
Désormais, vous verrez depuis l’espace Collaborateurs, l’adresse email de cet utilisateur et son niveau de privilège. Vous pourrez à tout moment mettre à jour ses coordonnées, son niveau de privilège et ses accès aux dossiers clients depuis le menu Gérer de cet utilisateur.
Ajouter plusieurs collaborateurs
Il est possible d’ajouter plusieurs collaborateurs en même temps depuis Dext.
1. Sur votre menu latéral, rendez-vous sur l’onglet Collaborateurs sous la catégorie Paramètres.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter plusieurs collaborateurs.
3. Sur la page suivante, ajoutez vos collaborateurs :
- Soit en important un CSV avec la liste des collaborateurs en utilisant le modèle CSV proposé sur cette page.
- Soit manuellement en ajoutant autant de lignes que nécessaire.
Informations à renseigner :
- Nom, prénom, adresse email – obligatoire
- Mobile et rôle de l’utilisateur – non obligatoire
4. Cliquez sur Suivant. Vous arriverez sur le choix d’accès aux dossiers clients. Les dossiers sélectionnés seront accessibles par tous les collaborateurs ajoutés dans ce batch. Vous pouvez ignorer cette étape en cliquant directement sur suivant. Aucun dossier ne sera accessible pour ces collaborateurs.
5. Cliquez sur Suivant. Vous arriverez sur la page d’invitation des collaborateurs :
- Cochez Email et SMS ou l’un ou l’autre pour envoyer une invitation aux utilisateurs
- Décochez les deux si vous ne souhaitez pas les inviter maintenant.
Puis cliquez sur Ajouter des utilisateurs