L'export type FEC des Notes de Frais

Cette fonction est actuellement en Alpha. Pour plus d'information, veuillez contacter votre responsable de compte, nous vous tiendrons informé du lancement global. Si vous participez à l'Alpha, vous pouvez poser vos questions et faire des retours en contactant votre responsable de compte, ou nos équipes support.

Nous avons amélioré nos exports Type FEC des Notes de Frais afin de vous permettre d'exporter vos écritures vers votre logiciel comptable en quelques clicks seulement. 

Paramétrage des comptes généraux et employé

Ajouter des factures à une Note de Frais 

Vérification des informations de la note de frais

Export des Notes de Frais

Paramétrage des comptes généraux et employé

Assurez-vous de bien avoir ajouté les comptes généraux que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez les ajouter individuellement, ou importer tout votre plan comptable en une fois depuis l'onglet 'Comptes Généraux' sous 'Listes'. 

 Puis, créez des comptes auxiliaires pour les employés qui utiliseront des notes de frais : 

Dans 'Paramètres du Compte' ou 'Paramètres Client', allez dans 'Utilisateurs'. Vous pourrez ajouter des comptes pour chaque employé en cliquant sur 'Gérer', 'Coordonnées' et en remplissant la case 'Compte Employé'. 

Ajouter des factures à une Note de Frais 

Ajoutez des factures à une note de frais depuis la Boîte de Réception Achats. Sélectionnez les factures à ajouter et cliquez sur l'icône note de frais.

Vous aurez alors l'option d'ajouter les factures à une note de frais existante, ou d'en créer une nouvelle. 

Si vous créez une nouvelle note, vous aurez à renseigner : 

• Le Bénéficiaire : l'employé devant être remboursé. C'est son compte employé qui sera utilisé, donc pensez à paramétrer les comptes employé auparavant. 
• Date de clôture : date de la fin de la note de frais.
• Nom : nom de la note de frais. 

Vérification des informations de la note de frais

Une fois la note de frais créée, vous la retrouverez sous l'onglet 'Notes de Frais - Boîte de Réception'. Cliquez dessus pour voir toutes les factures et vous assurer que les comptes de charge sont bien renseignés. Vous pouvez utiliser les Règles Fournisseur, pour automatiser l'affectation de comptes de charge et d'autres informations.

Sur la droite, vérifiez les informations générales de la Note de Frais, et ajoutez un compte comptable. Si aucun compte n'est renseigné, le compte 467000 est utilisé par défaut.

Export des Notes de Frais

Depuis la Boîte de Réception des Notes de Frais, sélectionnez la/les note(s) de frais à exporter et cliquez sur 'Exporter'. Vous pourrez alors choisir le format d'export. 

• L'export Type FEC (alpha) vous permettra d'obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt
• L'export Type FEC + images (alpha) vous permettra d'obtenir les écritures au format FEC dans un fichier .txt, ainsi que les images en PDF.

Pour plus d'information sur comment importer les écritures dans votre logiciel comptable, veuillez consulter les articles dédiés.