Dext vous permet de numériser et de conserver vos factures en ligne. Cependant, il ne permet pas de remplacer les factures originales lors d'un contrôle fiscal.
En effet, selon l'arrêté du 22 mars 2017 concernant la numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, afin de remplacer les factures papier originales la numérisation doit garantir leur reproduction à l'identique.
Pour cela il faut :
| Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. |
Lorsque des factures sont envoyées sur la plateforme, Dext s'engage à ne pas les modifier. C'est pour cela notamment qu'il est impossible de les recadrer. |
| Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. |
Les factures envoyées sur Dext sont conservées et restent accessibles pendant 10 ans. Un numéro de référence unique est attribué à chaque facture et permet de les identifier et de les retrouver. |
| Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données |
Les factures envoyées sur Dext peuvent être téléchargées en fichier PDF avec le numéro de référence de chaque pièce attachée. |
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Chaque document doit être assorti de :
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Dext ne fournit pas ce cachet. |
| Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées. |
Toutes les opérations liées à la facture sont enregistrées : utilisateur, date, modification. |
C'est pourquoi nous vous recommandons à vous, Cabinets d'expertise comptable et clients, de conserver vos factures originales en cas de contrôle fiscal.
Lors d'un contrôle, vous pourrez créer un accès Dext sans droit de publication au contrôleur. Il aura alors accès à l'ensemble de la Boite de réception et de l'Archive.
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à nous contacter en cliquant ici.